Как организовать праздник (и выжить). Рекомендации профессионала

Впереди — грандиозная вечеринка (Новый год, корпоратив, крестины), и вы вызвались организовать событие года своими силами (дернул леший). О том, с чего начать, как все успеть, нужен ли план Б и стоит ли (если все пошло не так) обратиться к профессионалам, нам расскажет декоратор Юлия Мельничук, которая организовывает мероприятия в Прибалтике.

Фото из личного архива

Pretty.ru: Когда финансирование позволяет, мероприятие можно организовать и за несколько дней. А что делать, если бюджет скромный? На чем можно экономить и где это категорически запрещается? Сколько нужно времени, чтобы организовать достойный праздник? С чего начать?

Юлия: Конечно, с большим бюджетом всегда приятно работать и возможностей удивить гостей гораздо больше. Но я всегда говорю: главное — это идея! Кстати, именно специалисты зачастую и экономят ваш бюджет. Ведь инвентарь, мебель и декорации они смогут предоставить вам в аренду. А опыт и советы сберегут ваши нервы, время и деньги. 

Но вернемся к идее бюджетного праздника своими силами. Берем во внимание место, где мы проводим событие. Это очень важно! Не стоит из дачного домика пытаться сделать что-то ресторанное, шикарное, все в стразах и золоте, так сказать. Часто такое встречаю на организации свадеб, к сожалению. Например, если это загородный дом, выбираем простой стиль (рустик, кантри и т. п.), используем максимум природных материалов, подходящие природные цвета (никаких светящихся, ярких) и цветы. Другой вариант — квартира. Берем в учет стиль комнаты (мебель, цвет стен и т. д). Если это классика, выбираем, к примеру, романтический стиль. Можно концептуальный, например, в стиле фильмов "Великий Гетсби", "Мафия". Если квартирка старенькая, оформите ее в стиле 60-х или 90-х ("Стиляги" те же). Надеюсь, главная мысль ясна? Не нужно пытаться спрятать интерьер помещения, наоборот — подчеркните его! Это очень экономит бюджет! Ну а по времени, конечно, идеально за месяц-два хотя бы. Можно насладиться процессом, заказать что-то подешевле с тех же китайских сайтов. Можно, конечно, и за неделю все устроить, но со стрессом!

Р: Мы в редакции обычно рассчитываем провизию так: 200 г мяса на человека, алкогольные напитки по минимуму (и просим каждого взять что-то себе), закуски и сладости — на глазок. Как рассчитать провизию на человека правильно?  

Ю: Здесь я вам не помощник. Обычно этим занимаются рестораны или работники кейтеринга, они составляют примерное меню по вашим пожеланиям, при этом предложения (на ваш вкус и кошелек) вы получите абсолютно бесплатно. Но дам совет: праздник будет оригинальным, если вы подберете еду к его стилистике. Стиль кантри — с барбекю, романтический — с легкими изысканными закусками и интересными коктейлями. Интернет — вам в помощь!

Р: Летом меня пригласили на свадьбу и в приглашении написали, что цветы не дарить, а "подарок в конверте преподнести молодоженам в 17 часов". Признаюсь честно, меня это возмутило, поэтому я купила громадный скворечник, который должен был стать моим "конвертом". В итоге был просто конверт, но все же, как составить приглашение, чтобы никого не обидеть и получить, что хочешь? 

Ю: Меня часто просят написать в пригласительных требования по дресс-коду, подаркам, цветам и т. д. Обычно я стараюсь представить просьбы заказчика с юмором, ни в коем случае не в форме обязательного требования. Стоит принять это как факт, сейчас такая тенденция пошла. Как-то мои молодожены просили вместо цветов дарить корм для животных, потом отдали в приют, или канцтовары — и отдали в детский дом. Примеров много. А скворечник зря не подарили, отличная идея!

Фото: Диана Ракитова

Р: У людей разные вкусы. Некоторые гости любят одеться на праздник, скажем так, экстравагантно. Как разрулить эту ситуацию?

Ю: Никак! Такие всегда были и будут, как ты их не проси одеться в определенный стиль или цветовую гамму (ведь это создает определеную атмосферу праздника, и фото выходят очень гармоничными). Найдется всегда особа, которая на нежный розовый романтичный вечер придет в ярко-кислотном платье или, не дай бог, в спортивном костюме. Конечно, предупредить заранее гостей нужно. Желательно за месяц или недели 2-3 минимум, чтобы успели подготовиться. Можно даже предложить свою помощь, посоветовать, прислать примеры с фото. Сделать это лучше письменно и с напоминанием. А если так случилось, что гость не в теме, то можно запастись минимальными аксессуарами в стиле вашего события и раздать их "желающим". И, конечно, сильно не расстраиваться, если что-то пошло не так. Главное — настроение!

Р: Как познакомить гостей (и нужно ли это делать), которые жмутся по углам со знакомыми и, несмотря на именные карточки, рассаживаются со своими?

Ю: Не экономить на ведущих мероприятия! Ведущий вечера — это ваше настроение! Очень внимательно отнеситесь к этому. Почитайте отзывы, просмотрите видео из портфолио. Поспрашивайте знакомых. Если решили экономить и проводить все сами, запаситесь терпением и готовьтесь заранее. Четкий план обязательно нужен. Очень объединяют в начале праздника "развлекалки" для гостей (та же тематическая фотозона). По поводу рассадки: должен быть план, карточки. Если гости рассаживаются по-своему, пусть ситуацию мягко разруливает ведущий или ответственный за рассадку человек, заранее подумайте, кто это будет, попросите проконтролировать. В индивидуальном порядке можно сделать исключение. 

Р: Хорошо, если гости попались веселые: сыплют шутками, охотно идут танцевать. Но чаще все же приглашенные ждут, чтобы их веселили. Какие игры, забавы, конкурсы всегда пойдут на ура? Чем заполнить "неудобные моменты", когда все скучают?

Ю: Как уже говорила, не жалейте денег на опытного ведущего. Они все эти моменты грамотно обходят, не напрягая гостей. Нет ничего хуже, когда дядя Вася, друг тети Зины, — тамада, который принуждает всех участвовать в пошлых конкурсах. Мне очень нравится на мероприятиях фильмы и слайд-шоу. На свадьбе — про молодоженов, на Дне рождения — про именинника, на Новый год можно сделать "историческую" подборку и т. п. Программ для составления презентации фото и видео в Интернете много, обязательно поищите.

Конечно, важно знать интересы и увлечения виновника мероприятия. Хорошая традиция — дарить гостям небольшие подарки, из этого можно сделать интересное занятие для всех. Например, раскрашивать чашки, делать десерты в банках, крутить сигары, разрисовывать фломастерами футболки. И развлечение, и подарок.

Фото: Виктория Шикшнян

Р: Есть ли музыка, которая устроит всех?

Ю: Думаю, тут нужно исходить из темы события. Нет музыки, которая устроит всех.

Р: Минимальное, но эффектное, украшение зала, по вашему мнению, это…

Ю: Украшение, сделанное с душой! Соответствующее месту и интерьеру, то, которое расскажет историю, будет индивидуальным отображением виновников торжества. Например, День рождения в стиле путешествий, если именинник любит путешествия; книги, спорт или хобби — для свадьбы читающих и спортивных молодоженов. То, что будет оригинальным, запоминающимся. Не надо следовать популярным шаблонам.

Р: Многие экономят на фотографе и дают задание "племяннику Васе" фотографировать, в итоге — фото не ахти какого качества, половина моментов упущено (либо Вася вообще пропадает на самом интересном). На сколько часов стоит пригласить фотографа и как выбрать стоящего?

Ю: В идеале — на полный день (мероприятие). Если нужно сэкономить, выделите, например, два часа на фотосессию. Сделайте это частью программы. Устройте фотосессию с аксессуарами, фотозоной. Кстати, это еще и отличное развлечение. Затем попросите снимать гостей, если есть желание, конечно. Выбирать фотографа нужно по его портфолио. Если тебе нравятся работы фотографа, бери и не скупись. Ведь это память, которая останется с тобой навсегда.

Фото: Диана Ракитова

Р: Мои знакомые в течение года организовывали свадьбу в усадьбе. За неделю до мероприятия в самый разгар свадебного сезона она сгорела. Как подготовить план Б, быть в нем уверенным и не потерять кучу денег?

Ю: Составлять договоры со всеми подрядчиками, в том числе, на случай форс мажора! Обязательно! Указывать материальную компенсацию и тогда большинство вопросов будут решаемые, поправимые. В договоре в случае форс-мажора план Б предусмотреть.

Р: На шикарной свадьбе организатор заставляла гостей говорить тосты. В итоге половина с ней поссорились (мягко говоря), другая — говорящая половина — уж лучше бы молчала. Как просить выступить с пожеланиями или тостом деликатно и стоит ли?

Ю: Сама не люблю говорить тосты. Не стоит заставлять делать это гостей. Скажите это своему ведущему. Мне очень нравится, когда просят подготовить номер или поздравление заранее. Но тоже — по желанию!

Р: Если все же я решила, что сама не справлюсь с организацией мероприятия, на что я могу рассчитывать, если обращусь к профессиональному ивент-менеджеру? Какой процент от суммы мероприятия он берет себе?

Ю: Есть начинающие, есть профессионалы. Проценты обычно берут от конкретной суммы. Приходилось слышать, что некоторые агенства берут 10-30 процентов от бюджета торжества. Но можно найти организатора на любой кошелек. Звоните и спрашивайте. Серьезные специалисты часто выкладывают прайс-лист на своих страницах. 

Фото: Диана Ракитова

Р: Другая сторона баррикад. В Литве на слуху суд между одним из богатейших бизнесменов и организатором его свадьбы. Причина — несоответствие результата и ожиданий заказчика и превышение бюджета. Случалось ли ссориться с заказчиком? И короткая памятка для тех, кто хочет заказать услуги ивент-менеджера: как не стоит себя вести с организатором мероприятий? 

Ю: Да, случается и такое, причем с обеих сторон. Все люди. На это также есть договор, нужно установить четкий бюджет. Прописать его в договоре, исполнитель ни в коем случае не может его превысить. Не поленитесь и пропишите все моменты, весь декор, план действий на весь день или срок мероприятия. Чем больше деталей будет прописано и заверено на бумаге, тем спокойнее вы будете. Конечно, нужно еще находить подрядчиков по отзывам, рекомендациям. Вы должны найти такого человека, с которым у вас совпадают вкусы, взгляды или вы почувствовали, что вы ему доверяете. По опыту скажу, что иногда не беру заказа, если чувствую, что не смогу удовлетворить заказчика (разные взгляды на мероприятие, разный вкус и даже сложности в общении). Если человек не твой, сложно для него выложиться на 100 процентов. Когда есть симпатия, то и результат отличный, и удовольствие от работы. Так что ищите своих людей!

Р: Юлия, ценные указания напоследок…

Ю: Общие праздники, мероприятия, традиции — это очень здорово! Старайтесь как можно чаще баловать близких, создавайте вместе украшения для торжества, готовьте блюда, устраивайте фотосессии. Не бойтесь обращаться за помощью к специалистам. Жизнь быстротечна, не упускайте возможность оказаться в кругу близких и друзей и вместе создать незабываемый праздник!